La numérisation de documents est souvent perçue comme une simple opération technique. En réalité, un projet de numérisation réussi repose sur une méthodologie rigoureuse, du diagnostic initial jusqu’à l’exploitation des documents numérisés au quotidien.
1. Le diagnostic et l’audit préalable
Avant toute numérisation, un audit du service archives permet d’évaluer le volume, l’état physique, la valeur et la durée de conservation légale des documents concernés.
2. La préparation et le tri des documents
Retrait des agrafes et trombones, dépoussiérage, classement et identification des documents à numériser en priorité selon leur usage et leur criticité.
3. La numérisation et l’indexation
Les documents sont numérisés puis indexés selon un plan de classement défini avec le client, afin de permettre une recherche rapide dans le futur système d’archivage électronique.
4. La gestion du sort final des originaux
Selon la réglementation applicable, les originaux peuvent être conservés, restitués au client ou détruits de manière sécurisée et tracée.
5. L’intégration dans un système de gestion documentaire
Les documents numérisés sont enfin intégrés dans une solution de gestion électronique des documents (GED), permettant une recherche, un partage et une aide à la décision facilités pour l’ensemble des équipes.